Löschung as a Service: Geht das?
Lösch- und Auskunftsersuchen als Dienstleistung
Immer mehr Menschen möchten mit Blick auf die Datenminimierung ihr Recht auf Löschung personenbezogenen Daten geltend machen. Sie wissen aber oft nicht, bei welchen Unternehmen ihre Daten gespeichert sind, wie sie einen solchen Anspruch geltend machen oder scheuen den Aufwand. Daher entdecken Dienstleister dies als eine Nische und bieten an, Auskunfts- und Löschanfragen nach DSGVO für Betroffene geltend zu machen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie auf der anderen Seite stehen und Empfänger einer solchen Betroffenenanfrage sind?
Lösch- und Auskunftsersuchen als Dienstleistung
Geworben wird damit, sich einen umfangreichen Überblick über seine bei diversen Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verschaffen und diese gezielt zu minimieren. Das ist in der heutigen Zeit, in der man leicht den Überblick über die Verbreitung seiner Daten verlieren kann, ein grundsätzlich ansprechender Vorschlag. Dem entsprechend gibt es mittlerweile einen Markt für Dienstleister, die behilflich sind, personenbezogene Daten zu lokalisieren und Löschersuchen zu stellen. Manche konzentrieren sich dabei eher auf das Auffinden der Daten. Andere unterstützen mit Online-Tools beim Erstellen und Zustellen von Betroffenenanfragen.
Grundsätzlich bieten die Dienstleister in einem ersten Schritt an, in Erfahrung zu bringen, bei welchen Unternehmen personenbezogene Daten der betroffenen Person gespeichert sind. Dies erfolgt z. B. durch detailliertes Scannen von Suchmaschinen, Social-Media-Plattformen und bestimmten Webseiten. Aber auch durch Analyse des eigenen E-Mail-Postfachs, sofern dem Dienstleister ein Zugang hierzu eingeräumt wird. Auf diese Weise führt z. B. saymine mit Hilfe einer Software eine Analyse der Betreffzeilen von E-Mails, der Absenderadressen und der Häufigkeit, mit der die E-Mails eingehen, durch. Anhand dieser Analyse wird dann eine Liste an Unternehmen zusammengestellt, mit denen die betroffene Person in der Vergangenheit interagiert hat. Im zweiten Schritt wird dann mit Hilfe von Online-Tools die Erstellung und teilweise auch die Zustellung von Löschanfragen gegenüber den identifizierten Unternehmen übernommen.
Umgang mit mit diesen Anfragen
Erhält ein Unternehmen ein Löschersuchen, dass mit Hilfe eines Dienstleisters erstellt wurde, muss zunächst festgestellt werden, wer die Anfrage gestellt hat. Kommt diese direkt vom Betroffenen oder wird sie vom beauftragten Dienstleister geltend gemacht. In letzterem Fall ist eine gültige Vollmacht erforderlich, die es zu prüfen gilt. Alternativ zur Prüfung der Vollmacht kann die betroffene Person direkt kontaktiert werden mit der Bitte um Bestätigung der Löschanfrage. Dazu sollten ausschließlich die Kontaktdaten aus der Kundendatenbank des Unternehmens verwendet werden. Mit der Rückfrage wird sichergestellt, ob das Begehren auf Löschung der Daten tatsächlich von der betroffenen Person gewollt ist.
Anschließend kann dem gewohnten Prozess im Unternehmen zur Bearbeitung von Löschanfragen gefolgt werden. Dazu sollten gehören:
- Identitätsprüfung bei Zweifeln an der Identität der betroffenen Person,
- Prüfung, ob die Erfüllung des Löschbegehrens möglich ist und keine Aufbewahrungspflichten dem Begehren entgegenstehen,
- abhängig von dem Ergebnis der Prüfung die Ausführung der Löschung und deren Dokumentation sowie eine
- fristgerechte Rückmeldung an den Betroffenen.
Auch hierbei ist zu beachten, dass eine Rückmeldung oder gar eine Auskunft nur an verifizierte Adressen erfolgen sollte.
Fazit
Bei Löschersuchen, die über einen Dienstleister eingehen, muss geprüft werden, ob der Dienstleister eine gültige Vollmacht vorweisen kann. Alternativ kann die betroffene Person direkt kontaktiert werden, um sicherzustellen, dass die Löschung dem tatsächlichen Willen dieser Person entspricht.
Bei Fragen im Allgemeinen zum Prozess rund um die Handhabung von Betroffenenanfragen sowie im Speziellen zur Bearbeitung von Löschersuchen sind wir Ihnen gerne mit unserer Expertise behilflich. Abonnieren Sie auch gerne unseren Newsletter, um bei den Entwicklungen im Datenschutz immer auf dem aktuellen Stand zu sein.
