Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden? Ein Leitfaden für Unternehmen
Das Wichtigste im Überblick:
- Die maximale Speicherdauer personenbezogener Daten richtet sich nach dem Verarbeitungszweck und gesetzlichen Vorgaben
- Unternehmen benötigen ein systematisches Löschkonzept zur DSGVO-konformen Datenhaltung
- Bei Verstößen gegen Aufbewahrungsfristen drohen empfindliche Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro
Die Herausforderung: Rechtskonforme Datenspeicherung im Unternehmensalltag
Die Frage nach der zulässigen Speicherdauer personenbezogener Daten stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Einerseits müssen gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden, andererseits verlangt die DSGVO eine möglichst kurze Speicherdauer. Dieser scheinbare Widerspruch verunsichert Unternehmen aller Größenordnungen. Als externe Datenschutzbeauftragte wissen wir, dass besonders mittelständische Unternehmen häufig Schwierigkeiten haben, die komplexen Anforderungen in der Praxis umzusetzen.
Grundprinzipien der Datenspeicherung nach DSGVO
Das zentrale Prinzip der DSGVO ist eindeutig: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck unbedingt erforderlich ist. Diese Zweckbindung steht im Mittelpunkt der datenschutzrechtlichen Bewertung. Sobald der ursprüngliche Zweck der Datenverarbeitung entfällt, besteht grundsätzlich eine Löschpflicht – es sei denn, es greifen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe für eine längere Speicherung.
Die Verhältnismäßigkeit spielt dabei eine wichtige Rolle. Je länger personenbezogene Daten gespeichert werden, desto schwerer wiegt der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen. Unternehmen müssen daher für jede Kategorie personenbezogener Daten eine angemessene Speicherdauer festlegen und diese auch dokumentieren.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen als verbindlicher Rahmen
Der deutsche Gesetzgeber hat für verschiedene Dokumentenarten und Datenkategorien konkrete Aufbewahrungsfristen festgelegt. Diese bilden einen verbindlichen Rahmen für die Datenspeicherung im Unternehmenskontext. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen beispielsweise nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden.
Für Personalakten gilt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine reguläre Aufbewahrungsfrist von drei Jahren, die sich aus den gesetzlichen Verjährungsfristen ergibt. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten sollten spätestens sechs Monate nach Absage gelöscht werden, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.
Branchenspezifische Besonderheiten beachten
Verschiedene Branchen unterliegen zusätzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Im Gesundheitswesen gelten beispielsweise besonders lange Aufbewahrungsfristen für Patientenakten von bis zu 30 Jahren. Auch im Finanzsektor bestehen erweiterte Dokumentationspflichten, etwa zur Bekämpfung von Geldwäsche.
Implementierung eines systematischen Löschkonzepts
Um allen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die betrieblichen Abläufe nicht zu behindern, benötigen Unternehmen ein durchdachtes Löschkonzept. Dieses muss sämtliche Datenarten und Speicherorte im Unternehmen erfassen und für jede Datenkategorie angemessene Aufbewahrungsfristen festlegen.
Ein professionelles Löschkonzept dokumentiert dabei nicht nur die Fristen, sondern implementiert auch technische Löschroutinen in die bestehenden IT-Systeme. Besonders wichtig ist die Berücksichtigung von Ausnahmen und Sonderfällen, etwa wenn Daten für rechtliche Auseinandersetzungen länger aufbewahrt werden müssen.
Technische Umsetzung der Löschpflichten
Die praktische Umsetzung der Löschpflichten erfordert häufig Anpassungen an den bestehenden IT-Systemen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten bereits integrierte Funktionen zur automatisierten Löschung nach definierten Fristen. Bei älteren Systemen oder individuellen Softwarelösungen müssen oft zusätzliche Routinen implementiert werden.
Besondere Herausforderungen entstehen durch die verteilte Datenhaltung in verschiedenen Systemen und Abteilungen. Ein effektives Löschkonzept muss alle diese Speicherorte berücksichtigen – von der zentralen Datenbank bis zum lokalen Dateisystem der Mitarbeiter.
Dokumentation und Nachweispflichten
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nachweisen zu können. Dies gilt auch für die Löschung personenbezogener Daten. Two Towers Consulting empfiehlt daher die Führung einer detaillierten Löschdokumentation, die folgende Aspekte umfasst:
- Festlegung der Speicherfristen für alle Datenkategorien
- Begründung für die gewählten Fristen
- Dokumentation der technischen und organisatorischen Löschprozesse
- Nachweis der tatsächlich durchgeführten Löschungen
Professionelle Unterstützung bei der Umsetzung
Als erfahrene Datenschutzberater unterstützen wir Sie bei der Entwicklung und Implementierung eines maßgeschneiderten Löschkonzepts. Unsere Experten vereinen rechtliches Know-how mit technischer Expertise und kennen die praktischen Herausforderungen aus zahlreichen erfolgreichen Projekten.
Häufig gestellte Fragen
Hinweis: Leistungen, die dem Rechtsdienstleistungsgesetz unterfallen, werden von der Kanzlei Two Towers Legal erbracht.
